Upphandla gåvokort – Guide för offentlig sektor

1. Upphandling av gåvokort enligt LOU

Offentliga organisationer som ska köpa in gåvokort behöver förhålla sig till de upphandlingsregler som gäller för verksamheten. För kommuner, regioner och många myndigheter är det framför allt lagen om offentlig upphandling (LOU) som är aktuell.

LOU syftar bland annat till att säkerställa att offentliga inköp genomförs med öppenhet, likabehandling och konkurrens på rättvisa villkor.

Vilket upphandlingsförfarande som ska användas beror bland annat på inköpets beräknade värde, befintliga avtal och organisationens interna riktlinjer.

När kan gåvokort direktupphandlas?

För upphandlingar enligt LOU är direktupphandlingsgränsen 700 000 kronor exklusive moms under 2026.

Det innebär att en direktupphandling normalt kan vara möjlig när det beräknade upphandlingsvärdet understiger denna gräns och övriga förutsättningar är uppfyllda.

Vid beräkningen behöver organisationen bland annat ta hänsyn till det totala kontraktsvärdet, eventuella optioner och förlängningar. En upphandling får inte delas upp i mindre inköp i syfte att kringgå upphandlingsreglerna.

Det är också viktigt att kontrollera organisationens egna riktlinjer, eftersom dessa kan innehålla ytterligare krav på exempelvis konkurrensutsättning och dokumentation.

Vid större inköp kan ett annonserat upphandlingsförfarande vara aktuellt.

2. Tydlig kravställning ger bättre förutsättningar

En genomtänkt kravspecifikation är en viktig del av en lyckad upphandling av gåvokort.

Genom att redan från början definiera vad organisationen behöver blir det enklare att jämföra olika leverantörer och säkerställa att den valda lösningen fungerar för både beställare och mottagare.

Några viktiga områden att ta med i kravställningen är:

• Sortiment och valfrihet: Hur många produkter kan mottagaren välja mellan?
• Finns ett varierat utbud som passar olika intressen och behov?
• Giltighetstid: Hur länge är gåvokortet giltigt och vad händer när giltighetstiden löper ut?
• Leveransalternativ: Ska gåvokorten levereras fysiskt, digitalt eller genom en kombination?
• Leveranstider: Vilken framförhållning krävs och kan leverantören hantera större volymer?
• Kostnader: Ingår administration, emballage, frakt och eventuella tilläggstjänster?
• Support: Vilken hjälp finns tillgänglig för beställare och mottagare?
• Tillgänglighet: Är det enkelt för mottagaren att använda gåvokortet och välja sin gåva?

Det kan också vara värdefullt att undersöka leverantörens tidigare erfarenhet av liknande uppdrag.

3. Välj gåvokort med stor valfrihet

När många medarbetare ska få samma typ av gåva är det svårt att hitta en enskild produkt som passar alla.

En medarbetare kanske uppskattar köksprodukter, medan en annan föredrar inredning, fritidsprodukter eller något helt annat.

Gåvokort med ett brett sortiment ger varje mottagare möjlighet att välja något utifrån sina egna intressen.

För offentliga organisationer med många anställda inom olika verksamheter kan detta vara särskilt värdefullt.

Vad bör man jämföra mellan olika gåvokort?

Titta inte enbart på hur många produkter som finns i sortimentet. Undersök även variationen mellan olika produktkategorier, produktvärdet, eventuella extra kostnader och hur enkelt det är att genomföra sitt val.

Ett stort sortiment är positivt, men det är minst lika viktigt att produkterna upplevs som attraktiva och relevanta för mottagarna.

4. Digitala eller fysiska gåvokort – vad passar bäst?

En viktig fråga inför upphandlingen är hur gåvokorten ska distribueras.

Både digitala och fysiska gåvokort har sina fördelar. Vilket alternativ som är lämpligast beror på organisationens storlek, interna rutiner och hur medarbetarna är fördelade.

5. Giltighetstid och villkor – viktiga detaljer att kontrollera

Giltighetstiden är en faktor som lätt hamnar i skymundan när gåvokort ska upphandlas.

I större organisationer kan det ta tid innan samtliga medarbetare har fått sina gåvokort och hunnit välja en produkt.

Därför är det viktigt att undersöka hur länge gåvokortet kan användas och från vilken tidpunkt giltighetstiden börjar räknas.

Kontrollera också vad som gäller om en mottagare förlorar sitt gåvokort, behöver hjälp med inlösen eller inte hittar en passande produkt.

Tydliga villkor minskar risken för missförstånd och skapar en bättre upplevelse för både organisationen och mottagaren.

6. Tänk på skattereglerna för gåvor till anställda

När gåvokort köps in som personalgåvor behöver organisationen även ta hänsyn till Skatteverkets regler.

För inkomståret 2026 är en julgåva till anställda skattefri om gåvans marknadsvärde inte överstiger 600 kronor inklusive moms, förutsatt att övriga villkor för skattefrihet är uppfyllda.

Om värdet överstiger gränsen blir hela gåvans värde skattepliktigt.

En annan viktig skillnad är att presentkort som kan lösas in mot pengar normalt inte omfattas av skattefriheten. Gåvokort som endast kan användas för att välja varor eller tjänster kan däremot omfattas av reglerna om skattefria gåvor.

För offentliga arbetsgivare kan det även finnas interna riktlinjer som behöver beaktas.

Kontrollera därför alltid de aktuella skattereglerna och organisationens egna bestämmelser innan ni fastställer budget och kravspecifikation.

7. Utvärdera hela erbjudandet – inte bara priset

Priset är naturligtvis en viktig del av en upphandling, men ett lågt inköpspris innebär inte automatiskt att lösningen ger bäst värde.

Vid jämförelse mellan leverantörer kan det vara relevant att även bedöma produktutbud, leveranssäkerhet, administration, support och mottagarens upplevelse.

En lösning som fungerar smidigt för både inköpsavdelningen och medarbetarna kan minska den interna arbetsbelastningen.

Det är därför klokt att redan i upphandlingsunderlaget tydliggöra vilka egenskaper som är viktigast och hur anbuden ska utvärderas.

Utvärderingsmodellen behöver vara förenlig med tillämpliga upphandlingsregler och tydligt framgå av underlaget.

8. Välj en leverantör med erfarenhet av offentlig sektor

Att leverera gåvokort till en större offentlig organisation innebär ofta andra förutsättningar än en mindre företagsbeställning.

Det kan handla om många mottagare, flera leveransadresser, specifika faktureringsrutiner och krav på tydlig kommunikation genom hela processen.

En leverantör med erfarenhet av offentliga upphandlingar kan ha bättre förståelse för dessa behov.

Giftcard.se – erfaren leverantör till svenska kommuner

Giftcard.se har deltagit i offentliga upphandlingar och levererat gåvokort till ett flertal svenska kommuner och regioner och myndigheter.

Vi erbjuder gåvokort med stor valfrihet för mottagaren och hjälper företag och offentliga organisationer att hitta gåvolösningar utifrån deras behov.

Vår ambition är att göra det enkelt att ge en uppskattad gåva, oavsett om det gäller en mindre personalgrupp eller en större organisation med många mottagare.

10. Behöver ni en leverantör inför nästa upphandling?

Planerar er kommun, region eller organisation att upphandla gåvokort till anställda?

På Giftcard.se har vi erfarenhet av leveranser till offentlig sektor och hjälper er gärna med information om våra gåvokort, sortiment och möjliga leveransupplägg.

Oavsett om ni befinner er i planeringsfasen eller förbereder en kommande upphandling är ni välkomna att kontakta oss.

Läs mer om Giftcard.se som leverantör vid offentliga upphandlingar eller kontakta oss för att diskutera era behov.